Gak nyangka ternyata blog ini masih ada yang baca, terutama mereka yang mencari tau tentang kehidupan di Qatar dan sedang persiapan untuk mengadu nasib di negara ini seperti kami. Setelah membaca, kebanyakan mereka menghubungi saya melalui DM Instagram untuk bertanya lebih lanjut. Dan pertanyaan yang paling banyak diajukan selain tentang sekolah anak adalah PERSIAPAN DOKUMEN UNTUK TINGGAL DI QATAR.

Daripada bolak balik menjawab pertanyaan yang sama, jadi keknya akan lebih enak kalo saya share di sini aja ya. Biar terdokumentasi dengan lebih rapih.

Tulisan ini dibuat berdasarkan pengalaman pribadi mengurus dokumen suami periode Juli – September 2017.

Bagi PEKERJA, sesuai dengan persyaratan dokumen yang dibutuhkan oleh Kedutaan Besar Qatar di Jakarta adalah:

1. IJASAH dalam bahasa Inggris dan Indonesia
2. TRANSKRIP NILAI dalam bahasa Inggris dan Indonesia
3. SURAT KETERANGAN DARI KAMPUS dalam bahasa Inggris yang memuat informasi seperti yang disebutkan pada cuplikan email di atas. Saya sarankan untuk cek ke Qatar Embassy mengenai bentuk format Surat Keterangan yang ditentukan mereka. Karena format ini bisa berubah-ubah seiring berjalannya waktu.

Pemerintah Qatar memberikan ijin bagi Pekerja, BOLEH MEMBAWA KELUARGA dengan syarat GAJI YANG DITERIMA DI QATAR LEBIH DARI 10 RIBU RIYAL per bulan. Tentunya atas ijin perusahaan sebagai sponsor visa bagi pekerja. Tidak hanya istri dan anak-anak, pekerja juga boleh membawa Ibu jika ada surat keterangan bahwa Ibu tinggal sendiri di Indonesia (tidak ada keluarga yang mengurus/menemani di Indonesia, sehingga diajak untuk tinggal bersama di Qatar).

Biasanya setelah nego gaji selesai, pihak SDM perusahaan akan mengirimkan email seperti contoh berikut:

Dokumen yang dibutuhkan bagi Pekerja dan Keluarga untuk tinggal di Qatar adalah:

1. IJASAH dalam bahasa Inggris dan Indonesia
2. TRANSKRIP NILAI dalam bahasa Inggris dan Indonesia
3. SURAT KETERANGAN DARI KAMPUS dalam bahasa Inggris
4. SURAT PENGALAMAN KERJA dari perusahaan sebelumnya dalam bahasa Inggris
5. PASFOTO ukuran foto paspor:
   • Seluruh anggota keluarga
   • Setiap orang buat 2 foto tampak 80% wajah dan sedikit pundak dengan warna latar putih dan biru
   • Sebaiknya cetak yang banyak di Indonesia, karena setiba di Qatar juga dibutuhkan pasfoto untuk urusan administrasi macam-macam
   • Keluarga saya sih cetak versi 3×4 dan 4×6 masing-masing 20 lembar untuk jaga-jaga stok, karena begitu sampai Qatar tidak mudah mencari tempat cetak foto.
6. BUKU NIKAH atau AKTE NIKAH dalam bahasa Inggris
7. AKTE LAHIR ANAK dalam bahasa Inggris

SEMUA DOKUMEN TERSEBUT (kecuali pasfoto) HARUS DILEGALISIR OLEH QATAR EMBASSY di JAKARTA. Walaupun yang dibutuhkan di Qatar hanya dokumen yang berbahasa Inggris saja. Qatar Embassy meminta dokumen dalam bahasa Indonesia untuk verifikasi dan mencocokan dengan versi yang bahasa Inggrisnya.

Setelah mengumpulkan dokumen tersebut dan menerima Akte Lahir anak versi bahasa Inggris dari penerjemah tersumpah, dengan polosnya kami pergi ke kantor Qatar Embassy. Apa yang terjadi? Tentu saja kami DITOLAK … karena:

• Qatar Embassy di Jakarta akan legalisir, setelah dokumen dilegalisir oleh Kementrian Luar Negeri Indonesia.
• KEMENLU akan legalisir, setelah dokumen dilegalisir oleh Kementrian Hukum Dan HAM Indonesia.
• KEMENHUKUMHAM akan legalisir, setelah dokumen dilegalisir:
  • Buku Nikah dilegalisir oleh Kementrian Agama yang mana sebelumnya harus dilegalisir juga oleh Kantor Urusan Agama (KUA) yang menerbitkan buku nikah tsb alias di area kita melakukan Akad Nikah!
  • Ijasah, Transkrip Nilai dan Surat Keterangan kampus dalam bahasa Indonesia dan Inggris harus dilegalisir oleh pejabat tertinggi di Fakultas Universitas tempat kita kuliah.
  • Bagi yang kuliah di Universitas Swasta, maka 3 dokumen tsb pun harus dilegalisir oleh Kementrian Riset Dan Pendidikan Tinggi (RISTEKDIKTI).

Subhanallah …. lemes gak sih!

Akhirnya saya URUS MUNDUR … saya mulai dari potokopi buku nikah yang sudah diterbitkan dalam 2 bahasa (Indonesia dan Inggris) menjadi 2 halaman karena buku nikah kan kecil tuh.

Cek dulu buku nikahnya, kalau masih tertulis dalam bahasa Indonesia saja artinya harus dibuat versi bahasa Inggris dari Penerjemah Tersumpah dulu ya.

Halaman pertama pastikan ada tempat di bagian bawah untuk tandatangan dan stempel dari KUA.

Halaman kedua pastikan ada tempat untuk legalisir dari kementrian dan embassy.

Contoh seperti foto di bawah ini:

Qatar Embassy tidak menerima legalisir dalam bentuk tambahan kertas yang ditempel di bagian belakang buku nikah (format tambahan kertas ini biasanya diminta embassy negara Eropa).

Untuk KEMENAG, kita bisa datang kantor Kementrian Agama yang lokasinya di Jl. Thamrin No. 6  lantai 7. Posisi di sebrang Sarinah – Bank Indonesia, agak jalan dikit 50 meter lah. Sebaiknya datang sebelum jam 9 pagi.

Masuk ke lobi di lantai 7, kita akan melihat banner yang berisi syarat dokumen seperti foto di bawah ini:

Dokumen yang harus diserahkan ke petugas KEMENAG:

1. Isi form tujuan kita legalisir yang disediakan petugas.
2. Buku nikah asli suami – istri (buku marun dan hijau harus kumplit).
3. Fotocopy buku nikah yang sudah dilegalisir oleh KUA 3 rangkap

Kita cukup menunggu 10-20 menit sampai petugas membawa keluar dokumen yang sudah dilegalisir. TIDAK ADA BIAYA DI KEMENAG alias GRATIS.

Dari kantor KEMENAG, saya langsung naik ojek ke Kantor KEMENHUKUMHAM.

Update dari teman yang baru mengurus dokumen bulan April 2018, Kantor bagian Legalisir HUKUMHAM sudah pindah ke gedung CIK di daerah Cikini. Bukan di sebrang Pasar Festival lagi.

Untuk permohonan legalisir, tidak perlu datang. Bisa dilakukan secara online melalui website AHU:

http://panduan.ahu.go.id/doku.php?id=permohonan_legalisasi

Buat dokumen kita dalam bentuk file PDF atau JPEG, kemudian diunggah ke website AHU tsb. Jika kita submit dokumen pagi ini, maka besok pagi kita bisa datang ke kantor AHU untuk mengambil STIKER LEGALISIR yang kemudian kita tempel sendiri ke dokumen.

Dokumen yang harus diserahkan ke petugas KEMENHUKUMHAM saat pengambilan stiker:

1. Bukti Transaksi
2. Bukti Bayar PNBP dari bank BNI, biaya 25 ribu per lembar
3. Dokumen asli yang dilegalisir

Untuk permohonan legalisir di KEMENLU ternyata sekarang juga tidak perlu datang. Bisa dilakukan secara online melalui aplikasi LEGALISASI DOKUMEN:

https://www.kemlu.go.id/Documents/Manual%20Legalisasi%20Online.pdf

Buat dokumen kita yang sudah ditempel stiker KEMENHUKUMHAM dalam bentuk file PDF atau JPEG, kemudian diunggah ke aplikasi LEGALISASI DOKUMEN. Setelah mendapat kode verifikasi dan disuruh bayar, kita bisa melakukan pembayaran melalui Bank Mandiri. Upload bukti pembayaran  ke aplikasi. Tunggu pembayaran diverifikasi, sampai dapat notifikasi kapan kita bisa ambil stiker.

Katanya jika kita submit dokumen pagi ini, maka besok pagi kita bisa datang ke kantor KEMENLU di Jl. Pejambon No. 6 Jakarta Pusat (Gerbang Kemenlu kedua, di depan KPUD DKI JKT mengarah Stasiun Gambir) untuk mengambil STIKER LEGALISIR yang kemudian kita tempel sendiri ke dokumen.

Dokumen yang harus diserahkan dalam map warna KUNING ke petugas KEMENLU saat pengambilan stiker:

1. Bukti Transaksi
2. Bukti Bayar  dari bank Mandiri, biaya 25 ribu per lembar
3. Dokumen asli yang dilegalisir

Alhamdulillah ya, makin mudah dan jauh lebih cepat. Tahun 2017 saya harus menunggu 3 hari kerja, baru bisa ambil dokumen. Submit dokumen Senin pagi, baru bisa diambil Kamis siang. Sekarang hanya jeda sehari dari submit dokumen, sudah bisa diambil keesokan hari.

Kalau sudah lengkap semua, kita bisa datang ke kantor Qatar Embassy di daerah Mega Kuningan. Bilang aja sama satpam kalo kita mau legalisir dokumen. Satpam akan panggil petugas keluar untuk mengecek dokumen kita. Kalau sudah OK, kita akan disuruh membawa kertas pengantar ke bank QNB yang letaknya di ruko persis sebrang kantor embassy.

Agak kaget juga dengan perubahan biaya legalisir dokumen di Qatar Embassy. Kebetulan saya cek ke beberapa teman yang sudah lebih dahulu tinggal di Qatar.

• Tahun 2014, teman saya membayar 25 ribu per lembar
• Tahun 2015, dikenakan biaya 75 ribu per lembar
• Tahun 2016, dikenakan biaya 150 ribu per lembar
• Tahun 2017, KAMI HARUS MEMBAYAR 500 ribu per lembar!

TIPS LEGALISASI DOKUMEN:

Hati-hati saat membuat surat keterangan dari kampus ya, karena ini yang biasanya menjadi batu sandungan dan mendapat penolakan di Embassy. Salah satu kata aja (seperti kesalahan tulis FULL TIME STUDENT, yang harusnya ditulis REGULER STUDENT), kita harus balik ke kampus untuk membuat surat itu dan kembali legalisir ke beberapa kementrian seperti sebelumnya. Pastikan semua format dan kata yang ditulis PERSIS seperti contoh yang biasanya ditempel di kaca loket pos satpam di kantor Embassy.

Saat proses pengurusan dokumen, seluruh biaya yang dikeluarkan menjadi KEWAJIBAN PEKERJA. Sementara kantor hanya akan menanggung biaya tiket ke Qatar dan pengurusan dokumen di sana.

JADI HABIS BERAPA BIAYA PENGURUSAN DOKUMEN?

Berikut dokumen yang harus dilegalisir:

1. Ijasah dalam bahasa Indonesia (dikali 3: D3 – S1 – S2)
2. Ijasah dalam bahasa Inggris (dikali 3: D3 – S1 – S2)
3. Transkrip nilai dalam bahasa Indonesia (dikali 3: D3 – S1 – S2)
4. Transkrip nilai dalam bahasa Inggris (dikali 3: D3 – S1 – S2)
5. Surat keterangan kampus dalam bahasa Inggris (dikali 3: D3 – S1 – S2)
6. Buku Nikah
7. Akte Lahir anak (dikali 2 orang anak)

Total ada 15 dokumen, dengan biaya:

• PENERJEMAH TERSUMPAH untuk akte lahir : 2 halaman x 150 ribu = 300 ribu
• KAMPUS untuk legalisir dan surat keterangan : 15 lembar x 20 ribu = 300 ribu
• KEMENAG : gratis
• KEMENHUKUMHAM : 18 x 25 ribu = 450 ribu
• KEMENLU : 18 x 25 ribu = 450 ribu
• EMBASSY : 15 x 500 ribu = 6,5 juta

Biaya penerjemah tersumpah dihitung per HALAMAN. Jadi buku nikah yang kecil itu, kalau diterjemahkan tetap kena biaya 4 halaman (dari bagian foto sampai informasi mas kawin).

Dan saya pernah ditolak Embassy sekali karena salah kata di surat keterangan kampus, akibatnya biaya legalisir surat keterangan kampus di kementrian di kali 2 karena harus legalisir ulang surat revisinya. Walau yang salah hanya 1 atau 2 lembar dokumen, maka Embassy akan mengembalikan SELURUH SET dokumen kita. Sistem approval di Embassy itu 1 paket dokumen atas 1 nama (dokumen akte lahir anak tercatat atas 1 nama pemilik ijasah dan buku nikah).

Saya juga pernah ditolak KEMENHUKUMHAM karena PEJABAT yang tandangan legalisir di salah satu universitas ternyata posisinya kurang tinggi, sehingga nama beliau tidak ditemukan dalam LIST SPESIMEN KEMENHUKUMHAM. Kalau tidak mau membuat ulang legalisir ke kampus, maka saya harus mencari notaris yang ditunjuk oleh KEMENHUKUMHAM untuk legalisir surat tersebut (tidak bisa sembarang notaris). Daripada saya harus ke Bandung lagi, akhirnya saya meminta bantuan notaris dengan biaya legalisir 150 ribu per lembar dikali 3 dokumen.

Biaya yang saya tulis di atas hanya biaya resmi, belum termasuk materai, map, fotokopi dan transportasi mondar-mandir ke beberapa instansi tersebut.

Belum lagi waktu yang dibutuhkan untuk mengumpulkan semua tandatangan di bawah ini. Selain tahun lalu proses pengurusan dokumen belum online, masih memakan waktu 3 hari kerja per 1 departemen … kendala saat Pejabat yang mau tandatangan tidak ada, juga membuat proses lebih lama lagi. Proses tandatangan di salah satu kampus memakan waktu lebih dari 3 minggu, karena bapak Dekan harus operasi dan dirawat di Rumah Sakit hampir 10 hari. Sementara dekan di universitas yang lain sedang menghadiri workshop di luar kota. Waspada spare waktu untuk kejadian tidak terduga seperti ini ya.

Karena itu saya sarankan bagi yang sudah tandatangan kontrak kerja dengan perusahaan di Qatar, sebaiknya mulai menyicil proses legalisasi dokumen secara bertahap. Kadang proses rekrutmen berjalan cepat dan perusahaan meminta kita mulai kerja lebih awal, padahal urusan administrasi tidak sebentar.

Begitu mendarat di Qatar dan masuk kerja, cukup 1 set dokumen berbahasa Inggris yang sudah dilegalisir oleh Qatar Embassy yang harus kita serahkan ke kantor (dokumen dalam bahasa Indonesia menjadi arsip kita). Karena akan dilanjutkan dengan proses legalisir di Ministry of Foreign Affair oleh departemen terkait di perusahaan. Dokumen ini juga yang nantinya akan digunakan untuk mengurus visa sponsor bagi anggota keluarga yang dibawa.

Owh iya … dokumen-dokumen tersebut JANGAN DILAMINATING yaaa. Siapa tau kita membutuhkan stempel atau tandatangan dari pihak lain ke depannya. Simpan dalam map yang dilapisi plastik saja supaya lebih aman.

Begitulah perjalanan saya mengurus dokumen suami demi ikhtiar menjemput rejeki di luar negeri dengan menjadi TKI.

Total waktu 3 bulan dengan biaya kurang lebih 10 juta.

Dan berat badan saya berkurang 4 kilo tentunya. Sigh.

Semoga penjabaran yang saya tuliskan ini bermanfaat untuk pembaca yang ingin mengadu nasib dan merantau di Doha juga.